很多外贸新人第一次做单，最容易在单据上翻车：客户要报价单（Quotation），你发了形式发票（Proforma Invoice）；客户说“PI 确认了”，你以为合同已经签了；货代催你确认提单（Bill of Lading）草稿，你却在改合同条款。单据用错，轻则客户觉得你不专业，重则收款、报关、提货全部卡住。这篇文章把报价单、PI、合同、提单四类高频单据一次讲透，给出对比表、填写要点和可直接套用的话术，读完你就能判断“这个节点该发哪张单、每张单必须写什么”。
一、四类单据到底谁管什么：一张对比表看懂
先记住核心逻辑：报价单管“谈价”，PI 管“确认订单并催款”，合同管“约定权责”，提单管“货权与提货”。四者不是替代关系，而是不同阶段的工具。
| 单据 | 英文 | 核心作用 | 发出时机 | 是否具有法律约束力 | 关键字段 |
|---|---|---|---|---|---|
| 报价单 | Quotation | 报价格与条件，供客户比价 | 询盘后、成交前 | 通常视为要约邀请，约束力弱 | 价格、贸易术语、有效期、MOQ |
| 形式发票 | Proforma Invoice (PI) | 确认订单、用于客户付款/开证 | 客户意向确认后 | 中等，双方确认后可作为合同依据 | PI 编号、银行信息、付款方式、交期 |
| 销售合同 | Sales Contract | 约定双方权利义务、争议解决 | 大额订单或客户要求时 | 强，具备法律效力 | 品质、索赔、不可抗力、仲裁条款 |
| 提单 | Bill of Lading (B/L) | 货物收据、运输合同、物权凭证 | 装船后由船公司签发 | 强，凭单提货 | 收发货人、船名航次、箱号封号、运费条款 |
一句话判断：没确认订单前用报价单，确认订单后用 PI，金额大或客户要求才上合同，货走海运才有提单。空运对应的是空运单（Air Waybill, AWB），注意 AWB 不是物权凭证，不能凭单提货。
二、报价单（Quotation）：写错有效期，等于白报
报价单最常见的坑是“报价没有有效期”。原材料一涨价，客户三个月后拿旧报价来下单，你只能亏本做或得罪客户。实操建议：
- 必须写有效期：如 “Validity: 15 days from the date of this quotation.”（自报价日起 15 天有效）。
- 必须写贸易术语：如 FOB Ningbo、CIF Los Angeles、EXW Factory，术语不同价格差异可达 15%–30%。
- 写清 MOQ 和阶梯价：100 pcs 单价 2.50 USD，1000 pcs 单价 2.10 USD，5000 pcs 单价 1.85 USD。
- 注明付款方式：如 30% T/T deposit, 70% before shipment（30% 电汇定金，70% 发货前付清）。
- 注明报价不含哪些费用：如 “Price excludes bank charges and inspection fees.”（价格不含银行手续费和验货费）。
可直接套用的话术：
Dear [Name], please find our quotation for [Product] valid for 15 days. Price is based on FOB Ningbo, MOQ 500 pcs. For orders above 2000 pcs, we can offer a 6% discount. Let me know your target quantity so I can revise the price accordingly.
三、PI（形式发票）：确认订单 + 催款的核心单据
PI 是外贸里使用频率最高的单据。它既是订单确认书，也是客户付款、开信用证（L/C）、申请外汇的依据。PI 写得好，回款速度能快 3–5 天。必备字段清单：
- PI 编号与日期：如 PI No. CH20240516-01，Date: 2024-05-16。
- 买卖双方完整信息：公司名、地址、电话、联系人、税号。
- 产品明细：品名、型号、数量、单价、总价、币种（USD/EUR/CNY）。
- 贸易术语与目的港：如 CIF Hamburg。
- 付款方式与银行信息：SWIFT Code、Account No.、Beneficiary Name、Bank Address。
- 交期与有效期：如 Lead time 25 days after deposit received；PI valid for 10 days。
- 签字盖章：盖公司中英文公章或业务员签字。
给客户的催款话术模板：
Hi [Name], attached is PI No. CH20240516-01 for your confirmation. Please arrange the 30% deposit (USD 3,150) by T/T within 10 days so we can book the raw materials and keep the 25-day lead time. Our bank details are on page 2. Once payment is done, kindly send us the bank slip so we can start production immediately.
注意：PI 上的银行信息务必和公司开户行核对一致，曾有业务员复制旧模板，把已注销的账号发给客户，导致款项被退回，耽误两周。
四、合同与提单：权责与货权，别等到出事才补
销售合同（Sales Contract）
小额订单用 PI 足够，但以下情况建议签正式合同：订单金额超过 5 万美元、客户要求定制模具、账期超过 30 天、涉及独家代理。合同里 PI 没有的条款必须补上：
- 质量标准和验货方式：如 “Inspection by SGS at loading port, cost borne by buyer.”
- 索赔条款：如 “Claims shall be raised within 30 days after arrival.”（到货后 30 天内提出索赔）。
- 不可抗力（Force Majeure）与仲裁：如 “Arbitration in Hong Kong under HKIAC rules.”
- 违约责任：迟交货罚则，如每延迟一周扣总价 0.5%，上限 5%。
提单（Bill of Lading, B/L）
提单是货权凭证，谁持有正本提单，谁就能提货。实操要点：
- 确认提单草稿（Draft B/L）时，逐字核对收发货人、通知方、品名、箱号、封号、港口，错一个字母可能导致清关延误。
- 常见类型：正本提单（Original B/L）、电放提单（Telex Release）、海运单（Sea Waybill）。客户付清全款前，不要轻易做电放。
- 记名提单（Straight B/L） vs 指示提单（Order B/L）：后者可背书转让，更适合信用证交易。
- 运费条款：预付（Freight Prepaid）还是到付（Freight Collect），必须和贸易术语匹配，FOB 通常到付，CIF 通常预付。
给货代的确认话术：Please confirm the draft B/L. Shipper: [Company], Consignee: [Customer], Notify Party: same as consignee, Port of Loading: Ningbo, Port of Discharge: Hamburg, Freight: Prepaid. We will arrange telex release only after full payment is received.
常见问题（FAQ）
PI 和合同有什么区别，只发 PI 可以吗？
PI 侧重订单和付款信息，合同侧重权责和争议解决。小额、一次性订单只发 PI 通常够用；金额大、定制、账期长或客户要求时，应在 PI 基础上补签销售合同，把质量、索赔、仲裁条款写清楚。
客户说“PI 已确认”，是不是就可以安排生产了？
不一定。确认 PI 只代表客户接受价格和条款，建议收到定金或信用证后再排产。若客户是长期合作、信誉良好，可在 PI 上注明 “Production starts upon deposit receipt”，并让客户书面回复确认交期，避免后续扯皮。
提单做电放还是正本？什么时候放单最安全？
原则是全款到账前不放货权。新客户或高风险地区建议出正本提单；老客户且已收全款，可做电放（Telex Release）加快提货。若做信用证，按信用证要求出单，通常提交正本提单给银行议付。任何情况下，放单前确认款项已入账，不要仅凭客户发来的水单截图操作。
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