很多外贸业务员丢单，不是价格高，而是报价单做得不专业：字段缺失、币种没写清、有效期没标、英文表达含糊，客户看完还要追问五六轮才能内部审批。一份专业的报价单（Quotation）本质上是"可执行的成交文件"——客户拿着它就能走采购流程。下面按字段、格式、英文表达、发送话术四步拆解，并给出可直接套用的模板。
一、报价单必备字段清单：缺一个都可能被退回
报价单不是写给自己看的，是给客户的采购、财务、老板看的。以下字段建议全部覆盖，缺一项就多一轮邮件往返。
- 报价单编号（Quotation No.）：如 QT-20250312-01，方便双方追溯
- 报价日期（Date）与有效期（Validity）：建议写"Valid for 30 days from the date hereof"
- 买卖双方信息：公司全称、地址、联系人、邮箱、电话
- 产品信息：品名（Description）、型号（Model No.）、材质/规格（Specification）
- 数量（Quantity）与单位（Unit）：如 1,000 pcs，避免只写"1000"
- 单价（Unit Price）与总价（Total Amount）：注明币种，如 USD 2.35/pc
- 贸易术语（Incoterms）：FOB Shanghai / CIF Hamburg / EXW，必须写具体港口
- 付款方式（Payment Terms）：如 30% T/T deposit, 70% before shipment
- 交货期（Lead Time / Delivery Time）：如 25-30 days after deposit received
- 起订量（MOQ）：如 MOQ: 500 pcs per model
- 包装方式（Packing）：如 1 pc/polybag, 50 pcs/carton
- 报价人签字/公司盖章：提升正式感
其中贸易术语（Incoterms）和付款方式最容易出问题。只写"FOB"不写港口，客户无法核算运费；只写"T/T"不写比例和时间节点，财务无法审批。
二、格式怎么排：一张表说清"专业"和"业余"的差距
报价单的排版原则只有一条：让客户在 10 秒内找到关键数字。产品明细用表格，条款用清单，不要大段文字堆砌。下面是常见错误与专业做法的对比。
| 项目 | 业余做法 | 专业做法 |
|---|---|---|
| 币种 | 只写 2.35 | USD 2.35 / pc |
| 贸易术语 | FOB | FOB Shanghai, China |
| 有效期 | 不写 | Valid until April 15, 2025 |
| 付款方式 | T/T | 30% T/T in advance, 70% against B/L copy |
| 交货期 | Fast delivery | 25-30 days after receipt of deposit |
| 价格层级 | 只有一个价 | 按 500 / 1,000 / 5,000 pcs 分档报价 |
| 文件格式 | 邮件正文直接贴 | PDF 附件 + 邮件正文摘要关键条款 |
建议做成 PDF 附件发送，文件名规范为：Quotation_QT-20250312-01_CompanyName.pdf。这样客户下载后能直接存档，也方便转发给上级审批。分档报价（Tiered Pricing）尤其重要——它能让客户自己算"多订一点更划算"，是提升订单量的有效手段。
三、英文表达怎么写：高频句式与易错点
报价单里的英文不需要华丽，需要准确、无歧义。以下是最常用的表达模板。
1. 报价开头与有效期
Thank you for your inquiry dated March 5, 2025. We are pleased to quote as follows. This quotation is valid for 30 days from the date hereof.
2. 价格与贸易术语
Unit Price: USD 2.35 per piece, FOB Shanghai, China.
Total Amount: USD 2,350.00 for 1,000 pcs.
3. 付款方式（Payment Terms）
30% T/T in advance as deposit, balance 70% against copy of B/L.
Irrevocable L/C at sight is also acceptable.
4. 交货期与包装
Lead Time: 25-30 days after receipt of your deposit.
Packing: 1 pc/polybag, 50 pcs/carton, carton size 50×40×35 cm.
5. 结尾推动成交
Should you need samples for evaluation, we can arrange them within 5 working days. Please feel free to contact us for any clarification.
易错点提醒："price"和"pricing"不要混用，单价用 unit price；"delivery"和"lead time"区分开，delivery 指送达，lead time 指生产周期；金额千分位和两位小数要写全，USD 2,350.00 比 USD 2350 更专业。另外，形式发票（Proforma Invoice，简称 PI）和报价单（Quotation）不同：客户确认报价后，通常要再发 PI 用于付款和清关，PI 上要加银行信息（Bank Details）和 PI 编号。
四、发送话术与跟进节奏：让报价单不石沉大海
报价单发出去只是开始。邮件正文不要只写"Please find attached"，要提炼 3 个关键点，降低客户阅读成本。
- 邮件主题：Quotation for [Product Name] - [Company Name] - Valid until [Date]
- 正文开头：感谢询盘 + 一句话概括报价核心（价格、MOQ、交期）
- 正文中间：列出 3 条最关键条款，用项目符号
- 正文结尾：给出明确下一步，如"Shall we arrange samples?"
- 跟进节奏：发出后第 3 天、第 7 天、第 14 天各跟进一次，每次带新信息（如原材料价格变动、促销、新样品图）
跟进话术示例："Just following up on our quotation sent last week. Raw material prices have been rising, so we recommend confirming before March 31 to lock the current price."——给客户一个"现在回复"的理由，比单纯问"Any update?"有效得多。
常见问题（FAQ）
报价单和形式发票（Proforma Invoice）有什么区别？
报价单（Quotation）是卖方发出的价格提议，用于客户比价和内部审批，通常不具法律约束力；形式发票（PI）是客户确认订单后发出的正式文件，包含银行信息、PI 编号、付款条款，可用于客户申请外汇、开信用证（L/C）和清关。流程上：询盘 → 报价单 → 客户确认 → PI → 付款 → 生产。
报价单有效期写多久合适？
常规产品建议 30 天，原材料波动大的产品（如钢材、塑料、铜材）建议 7-15 天，并在报价单上注明"Prices are subject to change without prior notice due to raw material fluctuation"。有效期太短会逼客户快速决策，太长则自己承担涨价风险。
客户说"your price is too high"怎么回复？
不要立刻降价。先问清对比对象和数量，再分三步回应：一是确认规格是否一致（"May I know the specification you are comparing with?"）；二是给出分档价格，量大价优；三是强调价值而非价格，如认证（CE/RoHS）、质保期、交期稳定性。话术示例："Our price includes CE certification and 12-month warranty. If your target is USD 2.00, we can offer USD 2.10 for 5,000 pcs. Shall we send a revised quotation?"
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