订单执行最怕的不是工厂做不出来，而是“以为已经安排好了”。客户说“货好了吗”，你才发现拉链没到；货代说“截关了”，你才发现装箱单没盖章。这篇把从下单到出货拆成20个节点，每个节点都给出责任岗、时限、动作和话术模板，你可以直接贴到跟单表里用。
一、前10个节点：把订单“锁死”在下单阶段
前10个节点的目标只有一个：把客户需求、内部责任、时间节点三方对齐。任何一项模糊，后面都会变成扯皮。
- 形式发票（Proforma Invoice, PI）确认：业务员发出PI后，必须让客户回签或邮件回复“Confirmed”。口头确认不算。PI上写清品名、规格、数量、单价、贸易术语（如FOB Ningbo）、付款方式、交期、有效期。
- 付款方式与定金比例锁定：常见为30%定金+70%尾款，或即期信用证（L/C at sight）。若客户要求O/A 30天，必须走信保额度审批，不能私自答应。
- 定金到账核实：财务在收到电汇（T/T）后24小时内出具到账水单，跟单员把水单编号写进订单台账。未到账不排产，这是铁律。
- 订单评审会：业务、跟单、生产、采购、品质五方参加，30分钟内确认产能、物料、工艺、验货标准。会议结论写成一页《订单执行确认单》。
- ERP建单与工单下发：跟单员在系统建销售订单，生成生产工单，工单号同步给车间和采购。工单上必须带客户PO号，方便后续对账。
- 物料清单（BOM）核对：采购按BOM逐项核对库存与在途。缺料项标注最晚到料日，倒推采购下单时间。关键物料建议备2%-5%损耗。
- 产前样（Pre-Production Sample）安排：一般在下单后5-7个工作日内完成。样品需客户书面确认，确认邮件标题建议写“PP Sample Approved + PO号”。
- 包装资料确认：彩盒、说明书、条码、外箱唛头（Shipping Mark）全部定稿。唛头要包含客户名称、PO号、箱号、毛净重、产地。
- 验货标准与验货方确认：明确是客户验货、第三方（如SGS、BV）还是工厂自检。AQL标准常见为2.5/4.0，写进订单备注。
- 交期倒排表发布：以出货日为终点，倒推验货日、包装完成日、生产完成日、物料到齐日。把这张表发给客户和工厂各一份。
话术模板：Hi [客户名], attached is the production schedule based on ETD [日期]. PP sample will be ready by [日期]. Please confirm the shipping mark before [日期] so we can proceed with packaging.
二、中间5个节点：生产过程中的三次“卡点”
生产阶段不需要天天催，但必须在三个卡点主动汇报，否则客户会认为你失联。
- 节点11 物料到齐确认：采购在计划到料日前一天反馈到料率。到料率低于95%时，跟单员当天发预警邮件给业务和客户。
- 节点12 首件确认（First Article Inspection）：批量生产前做3-5件首件，品质部签字。首件不合格，整批不投产。
- 节点13 中期进度汇报：生产过半时发一次进度照片或短视频，附完成比例。例如“60% completed, photos attached”。
- 节点14 验货申请：预计完成前7天向验货方提交申请。第三方验货通常需提前5-7个工作日预约。
- 节点15 验货执行与整改：验货报告若出现Major缺陷，24小时内给出整改计划；Minor缺陷可协商放行，但需客户书面同意。
| 卡点 | 责任岗 | 时限 | 输出物 | 未完成后果 |
|---|---|---|---|---|
| 物料到齐 | 采购 | 计划到料日前1天 | 到料率报表 | 生产延期，交期顺延 |
| 首件确认 | 品质 | 投产前24小时 | 首件检验记录 | 批量返工，成本上升 |
| 验货通过 | 跟单/品质 | 出货前7天 | 验货报告 | 无法订舱，产生滞港费 |
三、后5个节点：出货与收尾，别在最后一步翻车
很多订单前面都顺，最后卡在单证或尾款上。后5个节点要按小时盯。
- 节点16 订舱（Booking）：出货前10-14天向货代订舱。旺季（如春节前、黑五前）提前21天。拿到S/O后核对船名、航次、截关日、截港日。
- 节点17 报关资料准备：装箱单（Packing List）、发票（Commercial Invoice）、报关单、合同、核销单等。品名、HS编码、数量必须与实物一致。
- 节点18 装柜与监装：装柜时拍照留存：空柜、半柜、满柜、关门、封条号。封条号（Seal No.）写入提单确认件。
- 节点19 提单（B/L）确认与尾款催收：船开后24小时内核对提单草稿。若是见提单副本付款，先发副本给客户，尾款到账后再放正本或电放。
- 节点20 单证归档与售后跟进：把PI、水单、验货报告、提单、报关单按PO号归档。出货后7天发一次到货提醒，30天发一次满意度回访。
尾款话术：Hi [客户名], the B/L copy is attached. Please arrange the balance payment of USD [金额] at your earliest convenience. We will release the original B/L once payment is received.
四、常见问题（FAQ）
客户迟迟不确认产前样，交期怎么算？
PI里要写“交期自产前样确认之日起算”。若客户超过5个工作日未确认，发邮件提醒并抄送其上级，说明每延迟1天交期顺延1天。保留邮件记录，后续争议时有依据。
验货发现Major缺陷，客户要求全检怎么办？
先让品质部评估全检工时和费用，24小时内给客户两个方案：A全检+费用分摊，B返工后重验。不要直接答应全检，否则成本可能吃掉利润。所有方案用邮件确认。
尾款没到账，客户催电放提单怎么处理？
坚持“款到放单”。若客户是长期合作且信保额度充足，可申请电放，但需业务经理和财务双签。否则只发提单副本，正本留在公司。电放保函（Letter of Indemnity）必须客户盖章回传。
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